Programmi indispensabili per lo smart working

L’Italia è uno dei paesi meno organizzati quando si parla di smart working così come di telelavoro. Tuttavia, l’emergenza coronavirus ha necessariamente obbligato molte imprese, piccole, medie e grandi, ad abbracciare soprattutto il primo. Il problema è che il passaggio è stato, per molti, secco anzichè graduale. Per questo, un sacco di dipendenti così come le stesse imprese, si sono trovati in grande difficoltà nell’organizzazione e nella gestione dello strumento essenziale per tale pratica: il computer. Uno dei problemi è sicuramente quello di scegliere i programmi giusti da utilizzare sul pc (oppure dispositivi mobili).
In questo articolo, ti elenco dei programmi indispensabili per lo smart working… ed anche per il telelavoro.

Indice

Meeting, condivisione file e gestione del personale

In questa prima parte, eccoti le migliori applicazioni e suite per lo smart working; indispensabili per la condivisione, creazione e modifica di documenti, piani di lavoro, calendari, videoconferenze e meeting aziendali.

Skype e Microsoft Teams

Skype è uno degli strumenti più diffusi del panorama mondiale, indispensabile per tenere tele-conferenze, assistere dipendenti oppure videochiamare un collega per organizzare al meglio il lavoro.

Esistono, essenzialmente, due versioni di Skype, utili a seconda delle esigenze:

Skype Gratis: Per una piccola impresa, con non più di 20 dipendenti. Puoi scaricare ed installare la versione gratuita di Skype con pochi semplici clic. Scarica Skype.
Per poter effettuare chiamate a telefoni fissi e dispositivi mobili è necessario acquistare credito.

Skype for Business: E’ la versione che offre videochiamate, chiamate audio, messaggistica istantanea, riunioni online, informazioni sulla presenza e funzionalità di condivisione. Skype for Business, permette di aggiungere fino a 250 persone alle riunioni online, offre sicurezza a livello aziendale, consente di gestire gli account degli utenti ed è integrata nelle app di Office.

Se possiedi una licenza per Microsoft 365 Business (ex Office 365 Business), puoi utilizzare la versione Business Basic di Skype. Per farlo, recati a questo indirizzo e segui le istruzioni per scaricare ed installare il client.

Se vuoi sapere come distribuire Skype a tutti i dipendenti della tua impresa, fai riferimento a questa guida.

Microsoft Teams: Il successore di Skype, per ospitare conferenze audio, video e web. Ovunque ci si trovi, è possibile incontrarsi in un unico posto. Con la possibilità di condividere facilmente documenti, file audio-video ecc… grazie all’integrazione degli strumenti di Microsoft 365.
Clicca quì per scaricare Microsoft Teams.

Microsoft 365 (ex Office 365)

La suite più famosa per creare,modificare, caricare, scaricare e condividere documenti, calendari, piani di lavoro e di marketing, e-mail, video-lezioni e molto altro. Tutto in un unico posto. Utilizzabile via web con il browser, senza installare alcun software, oppure, scaricando ed installando il client.

Tra gli innumerevoli strumenti di Microsoft 365 troviamo Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Skype, OneDrive e tanti altri…

Le imprese, devono fornire un ID utente per ogni dipendente che dovrà collegarsi. Le sottoscrizioni Business prevedono un numero massimo di 300 account utente attivabili.

Per accedere alla suite di Microsoft 365 oppure scaricare il client, clicca quì ed accedi con il tuo account Microsoft.

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G Suite

L’alternativa di Google a Microsoft 365, si chiama G Suite. La suite di google per aziende e gruppi di lavoro che comprende strumenti indispensabili come Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Documenti, Google Meet, Keep e altro…
Sia per le piccole e medie imprese che per le grandi aziende. Con un’indirizzo e-mail professionale personalizzato (es. marco@nomeazienda.com) e mailing list di gruppo.

L’alternativa a Skype e Microsoft Team, invece, è Google Meet (funzioni premium disponibili gratuitamente fino al 30 settembre 2020, vedi articolo). Video di gruppo ad alta risoluzione e supporto fino a 250 partecipanti.

Gli strumenti di G suite supportano i file di Office, grazie a Google Docs che offre la possibilità di modificare i documenti a tutti i membri del team oppure persone esterne all’azienda contemporaneamente. Le modifiche vengono visualizzate da tutti i membri in tempo reale, con la chat integrata per comunicare ed i commenti.

Grazie a Google Drive, è possibile condividere con semplicità tutti i documenti, scegliendo chi può visualizzarli o modificarli e, inviarli via e-mail, con Gmail.

I prezzi di G Suite sono molto competitivi.
Per utilizzare G Suite, se non ne hai già uno, è necessario creare un’account Google, se già lo possiedi, puoi accedere da quì.
Per iniziare una prova gratuita di G Suite, clicca quì.

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Slack

Ecco un’altra eccellente piattaforma per il lavoro a distanza. Slack permette di creare un unico spazio in cui comunicare, condividere documenti, gestire il team ed effettuare chiamate di gruppo e videoconferenze. 

Esso integra molte app per la gestione, creazione, modifica e condivisione dei documenti come Zoom, Google Drive e Calendar, One Drive e molti altri.

Già la versione gratuita di Slack è più che sufficiente e ricca di funzionalità, con l’accesso a 10.000 messaggi recenti del team.
Per le chiamate e videochiamate, nella versione gratuita sono limitate a quelle individuali, mentre nelle versioni a pagamento possono partecipare più di 15 utenti. Tuttavia, si può integrare ed utilizzare Zoom per videochiamate e meeting.

Per iniziare ad utilizzare gratuitamente Slack, vai a questa pagina, clicca su Create a Slack Workspace ed inserisci la tua e-mail aziendale. Successivamente, inserisci gli altri membri del team alla stanza virtuale.
Se vuoi dare un’occhiata ai prezzi, clicca quì.

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Asana

Asana è un’altro strumento simile a Slack (con il quale si integra). Si possono creare progetti con i relativi compiti da assegnare e le scadenze. Sarà visibile la progressione dei compiti per vedere a che punto è ogni squadra e valutare i tempi di completamento di ogni progetto. Nella versione free, si possono aggiungere fino a 15 collaboratori. Si possono inserire commenti sotto ogni progetto e compito. Inoltre è possibile scaricare l’app mobile per continuare a lavorare anche in mobilità. Asana si integra con altri strumenti come Gmail, Slack, Adobe Creative Cloud, Microsoft 365 ed altri. Naturalmente, è anche possibile condividere file e documenti con gli altri membri e, creare dei sondaggi, per raccogliere più informazioni sui membri del team.

Per iniziare ad utilizzare Asana, clicca quì ed inserisci la tua email aziendale.

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Zoom

Zoom è una delle piattaforme di videochiamate e videoconferenze più utilizzate. Per molti non ha bisogno di presentazioni.
Zoom offre, gratuitamente, meeting che possono ospitare fino a 100 partecipanti, con un limite di 40 minuti di durata. In più, video in HD,  condivisione schermo, background virtuali, registrazione dei webinar, possibilità di condividere il desktop e molte altre features.
Utilizzabile sia su pc, con il browser, con l’app per Android oppure quella per iOS.

Per utilizzarlo su pc, puoi registrarti gratuitamente, oppure, vedere i prezzi per le versioni Pro, Business ed Enterprise.

Il Cloud

Uno strumento che non può assolutamente mancare in una azienda è sicuramente il cloud. Uno spazio condivisibile, dove salvare file e documenti vari in modo da averli sempre disponibili da qualsiasi posizione ed al sicuro.

Inoltre, non mi stancherò mai, di raccomandare l’uso del backup! Il backup è di vitale importanza per evitare di perdere giorni, mesi o anni di lavoro in un’attimo. Un virus, una rottura dell’hardware, finanche, una cancellazione accidentale.
E’ sempre raccomandabile salvare copie di backup dei documenti aziendali in più posizioni, come un hard drive esterno ed, appunto, uno o più cloud.

Vediamo i servizi cloud migliori con i relativi prezzi e lo spazio che essi mettono a disposizione:

  • Mega
    • 50GB di spazio gratuito
    • 400GB a 4,99€/mese
    • 2TB (2000GB) a 9,99€/mese
    • 8TB (8000GB) a 19,99€/mese
    • 16TB (16000GB) a 29,99€/mese
  • Mega (Business)
    • Illimitato a 10€/mese per utente
  • Google Drive
    • 15GB di spazio gratuito
  • Google Drive Enterprise
    • 8$ per utente (circa 7,29€) + 1$ per 25 Giga (circa 91€/cent)
  • Google One 
    • 100GB a 1,99€/mese o 19,99€/anno
    • 200GB a 2,99€/mese o 29,99€/anno
    • 2TB (2000GB) a 9,99€/mese o 99,99€/anno.
  • Microsoft OneDrive
    • 5GB di spazio gratuito
    • 100GB a 2€/mese
    • 1TB (1000GB) 7€/mese o 69€/anno
      (incluso nel pacchetto Microsoft 365 Personal)
    • 6TB totali, 1TB per persona 10€/mese o 99€/anno (incluso nel pacchetto Microsoft 365 Family)
  • OneDrive for Business
    • 1TB a 4,20€/mese per utente (sottoscrizione annuale)
    • Illimitato a 8,40€/mese per utente (sottoscrizione annuale)
  • Box
    • 10GB Gratuiti
    • 100GB a 9€/mese
  • Box (Business)
    • 100GB a 4,5€/mese
    • Illimitato a partire da 13,5€/mese
  • Dropbox
    • 2GB Gratuiti
    • 2TB (2000GB) a 9,99€/mese
    • 3TB (3000GB) a 16,58€/mese
  • Dropbox (Business)
    • 5TB (5000GB) a 10€/mese per utente
    • Illimitato a 15€/mese per utente

Smart working con Android

L’ultima parte di questa guida ai programmi indispensabili per lo smart working, è dedicata alle app utili per gli smartphone Android, oggi più che mai, utili per lavorare da casa o in mobilità.

Oltre ai già citati Skype, Zoom, Microsoft Teams e Google Meet, su Android ci sono le app di messaggistica che possono tornare utili per videochiamate di gruppo, messaggi e scambio file.

L’app di messaggistica più utilizzata su Android e iOS, consente videochiamate di gruppo fino a 8 partecipanti. La possibilità, poi, di condividere file e documenti e creare chat di gruppo.

Download:

Anche WhatsApp business è gratuita e consente alle imprese di creare un catalogo dei prodotti e dei servizi da mostrare ai clienti. In più offre la possibilità di impostare delle risposte automatiche per automatizzare transazioni, ordini e rispondere in modo immediato ai messaggi. Come un vero e proprio operatore virtuale che, risponde automaticamente, quando non può esserne presente uno in carne ed ossa.

Download:

Facebook Rooms

Non poteva mancare il colosso californiano in questa lista. Facebook, infatti, ha da poco lanciato le “stanze“. Facebook Rooms, consente di creare stanze virtuali a cui possono accedere fino a 50 persone. Utile, quindi, alle imprese, soprattutto piccole e medie che possono organizzare riunioni a distanza, in modo molto semplice e con pochi clic.

Download Facebook:

Download Messenger:

Non ancora molto conosciuta eppure, Jitsi, è un’app open source e quindi totalmente gratuita. Purtroppo, ancora instabile ma, data la possibilità di sviluppo libero, destinata ad un miglioramento in tempi brevi. Jitsi Meet consente videochiamate illimitate sia per quanto riguarda il tempo che il numero di utenti. La qualità è in HD e si può utilizzare anche sul computer tramite browser. Non è necessaria la registrazione; una volta aperta la stanza, basta inviare un link invito agli altri utenti per farli accedere.

Download:

Viber consente di usufruire di chat, chiamate (gratuite tra utenti Viber) e videochiamate di gruppo fino a 250 persone. Molto utile, dunque, per organizzare meeting con qualità video ed audio in HD. Non manca la possibilità di inviare file: audio, video e documenti.

Download:

Omegadvisor.com

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